Compass Immobilien nimmt Prozesse selbst in die Hand und macht sich unabhängig von Messdiensten

Als Full-Service-Verwaltung übernimmt Compass Immobilien für Eigentümer die kaufmännische und technische Bewirtschaftung von Wohn- und Gewerbeanlagen im Raum Osnabrück. Als inhabergeführte, zukunftsorientierte Immobilienverwaltung setzt das Verwalterteam dabei schon lange auf innovative, digitale Technologien. So kommt zum Beispiel die Verwalterplattform casavi oder die Vermietungsplattform Everreal zum Einsatz und werden mit KUGU ab jetzt auch Messdienstleistungen eigenständig abgewickelt.

Das Problem

Als Early Adopter Immobilienverwaltung ist es für Compass wichtig, etablierte Prozesse kritisch zu hinterfragen, um ungenutzte Potentiale wahrzunehmen. Bei der Analyse bestehender Prozesse ist dabei die Zusammenarbeit und Serviceleistung herkömmlicher Messdienste bei der Erstellung von Heizkostenabrechnungen als ineffizient aufgefallen. Herausgestochen sind dabei die meist langwierigen, manuellen Prozesse, die oft erst nach mehreren Wochen zu fehlerfreien Abrechnungen geführt haben. Neben den hohen Kosten für den Messdienstleister selbst haben diese Prozesse zu hohen internen Prozesskosten geführt.

Die Lösung

Für Compass hat sich die Lösung der identifizierten Probleme durch die Kooperation von casavi und KUGU ergeben. Da casavi bereits bei Compass im Einsatz ist, kann die Plattform von KUGU nahtlos in die bestehende Unternehmensstruktur eingebunden werden. Zusätzlich konnte KUGU durch einen modularen Aufbau und automatisierte Arbeitsschritte bei der Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten sowie dem Monitoring von Rauchwarnmeldern überzeugen.

„Wir sind auf der Suche nach neuen Ansätzen gewesen, um Prozesse wieder selbst in die Hand nehmen zu können aber gleichzeitig einen Partner an unserer Seite zu haben, auf dessen technisches Know-how wir immer setzen können, wenn wir Hilfe brauchen."

Vor Projektstart wurden alle technischen sowie organisatorischen Details abgestimmt. Von besonderem Interesse sind hier Fragen zur technischen Umsetzung im Gebäude, die Auslese der Zähler, Umlagefähigkeit und Schnittstellen der KUGU-Plattform zu bestehender Software gewesen. Zusätzlich wurde gemeinsam mit KUGU ein Business-Case entwickelt, um zu bestimmen, in welchem unternehmerischen Umfang sich das Projekt in der Zukunft lohnt.

In einem ersten Projekt wurde die neue Technologie in zwei Neubauobjekten in Bad Iburg eingesetzt. Bei der Messtechnik wurde dafür auf den offenen Funkstandard OMS gesetzt, damit diese im Bedarfsfall durch herkömmliche Messdienstleister weiterverwendet werden kann.

Erhoben werden die Daten von KUGU-Datensammlern, die die Daten verschlüsselt über das Mobilfunknetz an das KUGU-Portal übertragen. Von hier können die Daten dann abgerufen und zur Erstellung der Heizkostenabrechnung weiterverwendet werden. Im Portal sind alle Arbeitsschritte weitestgehend automatisiert. So können die Verbrauchsabrechnungen in wenigen Minuten fertiggestellt werden. Ein Betreten der Liegenschaft zur ablese ist nicht notwendig und damit auch die Koordination mit Dienstleistern und Bewohnern hinfällig. Dies ermöglicht es Compass, den Abrechnungsprozess effizient und flexibel zu gestalten. Der Prozess zum Monitoring der Rauchwarnmelder ist technisch wie die Verbrauchserfassung aufgebaut. Auch hier werden die Daten der Rauchwarnmelder über den Datensammler gebündelt, übertragen und im KUGU-Portal abgerufen. Bei geringen Batterieständen oder anderen Fehlermeldungen wird das Team von Compass automatisch benachrichtigt.

Eine weitere Besonderheit für die Bewohner und Eigentümer ist die monatliche Bereitstellung der individuellen Verbrauchsdaten durch casavi. Mit der Bewohner-App bietet KUGU hierfür zwar auch eine eigene Lösung, eine zweite App wurde aber als nicht sinnvoll angesehen, da die Anzahl an Portalen für Bewohner und Eigentümer so gering wie möglich gehalten werden sollte.

„Bei der Verwendung digitaler Technologien versuchen wir als mittelständische Verwaltung neue Standards zu setzen. Wir glauben, damit fest im Sattel zu sitzen, besonders im Hinblick auf die Veränderungen, die die Digitalisierung in Wohn- und Geschäftsimmobilien noch auslösen wird.“

Das Ergebnis

Das Fazit nach dem ersten Projekt fällt positiv aus. Die Bereitstellung von Messtechnik und Rauchwarnmeldern sowie die Erbringung der Ablese- und Abrechnungsdienstleistung kann in Zusammenarbeit mit KUGU sehr viel kostengünstiger erfolgen als mit herkömmlichen Messdienstleistern. Die hierdurch realisierten Einsparungen werden dabei als Mehrertrag angesehen, durch die das Unternehmen langfristig seine Investitionsfähigkeit erhöhen möchte.

„Wir betrachten die Verbrauchserfassung und das Monitoring von Rauchwarnmeldern nur als einen weiteren Schritt in Richtung ganzheitlich digitales Gebäudemanagement. Als Nächstes würden wir gern dazu übergehen, auch das Monitoring der Heizanlagen digital abzuwickeln sowie eine automatisierte Leckageerkennung zu realisieren.“

In Zukunft soll die eigenständige Bereitstellung von Messtechnik und Rauchwarnmeldern sowie die eigenständige Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten bei weiteren Neubauprojekten sowie bei Bestandsobjekten von Compass realisiert werden. So soll die Abhängigkeit von etablierten Messdiensten weiter reduziert werden.